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Korrektes Verfassen einer Email

Immer wieder bin ich erstaunt, wie kurz sich manche fassen können, weil diese an dem einen oder anderen Angebot interessiert sind oder Fragen dazu haben. Oftmals grenzen diese Mails schon an eine kaum zu unterbietende Dreistigkeit und machen es dem Empfänger schwer bis unmöglich, auf diese Email eine passende Antwort zu geben. Deshalb finden Sie jetzt einen Artikel über das korrekte Verfassen von Emails, um die beiderseitige Kommunikation zu erleichtern.

So sollte ihre Mail nicht aussehen

Ich bekomme jeden Tag mehrere Anfragen und bin auch gerne bereit, diese ausführlichst zu beantworten. Allerdings erspare ich mir oftmals das Antwortschreiben, wenn diese wie folgt aussehen.

Bitte um mehr Informationen.
K.

Sehr geehrte Damen und Herren
Wo kann ich mich anmelden?
MFG
Susanne V.

Ich würde gerne bei Ihnen im Team einsteigen. Was muss ich dafür tun?
MfG
hotredX

Ich bin sicherlich nicht davor gefeit, ausführliche Informationen weiterzugeben, aber wie die oberen Emails zeigen, ist es entweder kaum ersichtlich, was diese unbekannte Person wirklich wissen will oder inwieweit er es ernst meint. (worüber möchte er Informationen, wo will Sie sich anmelden, wer ist hotredX, …)
Es fehlen einfach grundlegende Angaben, wie

  • vollständiger Name
  • Kontaktdaten
  • Relevante Fragen
  • Höflichkeit
  • etc.

Diese Angaben sollte in der Email enthalten sein

Wer ausführliche Antworten erwartet, sollte auch ausführliche Fragen stellen. Nur so ist gewährleistet, dass der Suchende seine Fragen ausführlich und korrekt beantwortet bekommt.

Höflichkeit
Auch wer nur über das Internet kommuniziert, sollte grundlegende Höflichkeit nicht ausser Acht lassen. Dazu gehört neben einer kurzen Begrüssung auch die Vorstellung seiner selbst, ala Mein Name ist Frau Gabriele Bi…o.

Ob in der Mail geduzt oder gesiezt wird ist hier nicht wirklich entscheidend.

Ausführliche Beschreibung
Egal ob Anfrage, ein Problem oder der Wunsch nach mehr Informationen. Wichtig ist diese möglichst ausführlich zu beschreiben. Der Empfänger kann weder ihre Gedanken lesen noch erraten.

Je ausführlicher ihre Anfrage umso besser und genauer kann der Empfänger antworten. Kurzfragen wie “Bitte mehr Infos” werden kaum beantwortet werden und gelten als Beleidigung.

Empfänger, Betreff und Textfeld ausfüllen
Bei Mails gibt es genau 3 Felder zum Ausfüllen. Empfänger, Betreff und das Textfeld. Leider “vergessen” viele einfach den Betreff auszufüllen. Wer geschickt ist schreibt in den Betreff gleich die Kurzfrage hinein, ala “Bitte um Informationen zu Produkt XY” und schreibt dann in das Textfeld die ausführliche Frage hinein, was und in welchem Zusammenhang er gerne mehr Informationen hätte.

Rechtschreibung und Ausdrucksformen
Nobody is perfect, aber man sollte die fertige Email doch noch einmal kurz auf grobe Rechtschreibfehler kontrollieren. Auch die Art und Weise eine Mail zu verfassen, macht viel aus. Eine Email nur in GROSSBUCHSTABEN oder in kleinbuchstaben verfasst, wird nicht gerne gesehen.

Signatur
Die Signatur enthält in der Regel nocheinmal den vollständigen Name und Kontaktdaten wie Emailadresse, Telefonnummer und Anschrift. Man kann diese natürlich jedesmal extra händisch eingeben, aber es ist formell korrekt, wenn sämtliche Kontaktdaten in der Mail angeführt werden.

Fazit

Wer sich hinter der Anonymität versteckt, keine ausführlichen Fragen stellt oder/und unhöflich ist, der braucht sich nicht zu wundern, wenn er keine relevanten und aussagekräftige Antworten bekommt. Wer dazu nicht bereit ist, sollte sich lieber die Email ersparen.

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